Schulträger Technisches Konzept

Datenschutz

Die Frage nach dem Datenschutz

Die Frage nach dem Datenschutz taucht überall auf. Sie wird häufig im Zusammenhang mit Computern und mobilen Endgeräten gestellt. Aufgrund der Verantwortung und der Frage der Haftung versuchen insbesondere Schulleitungen damit vorsichtig umzugehen.

In der aktuellen Situation steigt auf der einen Seite der Druck schnell eine passende Entlastung durch digitale Lösungen zu schaffen. Auf der anderen Seite fragt man sich, wie es mit der Haftung aussieht gemäß dem Spruch “mit einem Bein im Gefängnis stehen”.

Keine Angst vor dem Datenschutz! Was sagen HKM und HBDI in der aktuellen Situation?

Dabei braucht man keine Angst vor dem Datenschutz haben. Denn sowohl das HKM als auch der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) wissen, dass besondere Umstände besondere Maßnahmen benötigen:

“Die Schließung von Schulen, Hochschulen und anderen Bildungseinrichtungen führt zu verstärkter digitaler Kommunikation wie der Nutzung von E-Mail-Systemen, Messenger-Diensten oder der Anwendung von Videokonferenz-Applikationen und digitalen Lernplattformen – auch jeweils mit Cloud-Anbindungen. In allen Bereichen ist ein schnelles und zugleich umsichtiges Handeln erforderlich. Alle Maßnahmen sind mit Bedacht zu wählen. Der Datenschutz steht dem nicht entgegen.”

(Link HBDI)

und der Corona-Erlass des HKMs erlaubt unter gewissen Voraussetzungen sogar die private Endgeräte zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern zu nutzen (Link HKM).

Zuerst stellt sich hier die Frage: Was sind personenbezogene Daten? Art. 4 DSGVO sagt personenbezogene Daten sind “alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person […] beziehen […]”. d.h. alles womit man eine Person identifizieren kann. Dazu gehören Namen, Geburtsdatum, Anschrift, Personalausweisnummer, Krankenkassennummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc.

Dies sind die Daten, die laut Erlass besonderer Aufmerksamkeit bedürfen und spätestens nach dem formalen Ende der Corona-Epidemie wieder gelöscht werden müssen. 

Bei nicht personenbezogenen Daten wie ein Sachtext, der sich nur einem Pseudonym oder niemandem zuordnen lässt, sind die Hürden geringer.

Außerhalb von Corona hat der Hessische Datenschutzbeautragte hier Informationen Verarbeitung von Schüler- oder Elterndaten auf privaten Datenverarbeitungseinrichtungen der Lehrkräfte

Grundsätze bei der Speicherung

Es genügt mit Umsicht heranzugehen und dem Menschenverstand zu nutzen. Die Aufsichts-Institutionen erwarten insbesondere eine datensparsame und zweckgebundene  Speicherung personenbezogener Daten. Dabei ist es ihnen wichtig die üblichen Sicherheitsempfehlungen zu befolgen, z.B. Kennwortschutz. Der Zugang zu den Daten sollte besser nicht den eigenen Kindern möglich sein oder das Kennwort unter der Tastatur abgelegt werden. Und wenn die Daten online gespeichert werden, sollen diese verschlüsselt sein; was viele Clouds anbieten. 

Schreiben Sie im Kommentar unter diesem Artikel einfach Ihren Anbieter und wir versuchen das herauszufinden.

Trotz einer etwas lockeren Handhabung während der Corona-Zeit sollte man sich für Tools entscheiden, die dem Datenschutz entsprechen. Dadurch vermeidet man ggf. eine unwissentliche Gefährdung der Daten und Erleichtert die dauerhafte Nutzung auch nach der Corona-Zeit.

Dennoch gibt die Aussage des HBDI Hoffnung, dass er in der aktuellen Situation Verständnis dafür hat, wenn Sie etwas ausprobieren möchten oder müssen.

Grundsätze bei der Auswahl des Tools

Einige Empfehlungen nach dem Juristen Dr. Thomas Schenke:

Bei der Auswahl eines Tools ist ein Tool aus einem EU-Land vorzuziehen. Entsprechend dem verlinkten Artikel sollten auch die Einstellungen im Tool bereits datenschutzfreundlich gegenüber den Nutzern und SchülerInnen sein und die Tools mit Verschlüsselung arbeiten. Bei der Nutzung von Tools aus Nicht-EU-Ländern sei auf den Artikel von Herrn Dr. Schwenke verwiesen. Wichtig ist noch, dass ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abgeschlossen wird und das Programm in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgeführt wird. Ggf. ist auch der Personalrat noch einzubinden. Das sind Tätigkeiten bei denen der Schulische Datenschutzbeauftragte hinzugezogen werden sollte. 

Weitere Informationen für den Datenschutzbeauftragten zu den allgemeinen Pflichten der Schule auf der Seite des HBDI hier.

Einige Plattformen sind auf dieser Seite bereits Datenschutzrechtlich gewürdigt: Datenschutz-Schule.info und im Erwähnten Artikel von Herrn Dr. Schwenke.

„Der HBDI [(Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit)] geht daher davon aus, dass für die Dauer der Krisenbewältigungsmaßnahmen die gegenwärtig erhältlichen Videokonferenzsysteme aufgrund einer vorläufigen positiven Beurteilung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchs. d) und e) DS-GVO als erlaubt gelten.“
datenschutz.hessen.de/videokonferenzsysteme-schulen

Manche LehrerInnen lassen datenschutzrechtlich nicht sauber geklärte Programme durch ihre Schüler nutzen, in dem sie als Lösung Pseudonyme einsetzen. Dadurch möchten sie eine datenschutzrechtliche Gefahr vermeiden. Im Zweifel wenden Sie sich an Ihren Datenschutzbeauftragten.

Insbesondere Noten und Prüfungsleistungen sollten nur nach einer genauen Prüfung gespeichert werden. Im Zweifel wenden Sie sich an an Ihren Datenschutzbeauftragten.

Beachten Sie auch die Verordnungen, Hinweise und Formulare des HKMs.

Hinweise während der Nutzung von Tools

Wichtig: Bei der Nutzung des Tools sollten alle Teilnehmer auf die Datenschutzhinweise zugreifen können und sie grundsätzlich informiert werden. Vor sensiblen Tätigkeiten wie der Aufnahme des Gesprächs sollten alle informiert werden und einwilligen.

Empfehlungen sind in dieser Grafik zusammengefasst.

Persönlichkeitsrechte etc. gelten auch weiterhin. Für das Urheberrecht kann die Klasse, sofern keine Dritte dabei sind, möglicherweise als privater Raum nach dem HKM gelten. Ansonsten wäre die Bildungs- und Wissenschaftsschranke zu beachten. Weitere Informationen zur Medien- und Filmwiedergabe in der Schule hier. Die Angaben sind ohne Gewähr. Im Zweifel wenden Sie sich an Ihren Datenschutzbeauftragten.

In Microsoft Teams sollte die Berichtsfunktion durch einen Admin anonymisiert werden. Beschreibung hier.

Ein Video zur Erklärung des Rechts im Internet:

Recht im Internet in 5 Minuten erklärt

Hinweis zum Video: Das Video wird durch einen Klick geladen. Datenschutzerklärung

Was können Sie bereits nutzen?

Als Medienzentren haben wir gewisse Software standardmäßig angeschafft und datenschutzrechtlich geprüft. Diese sind über unsere Online-Mediathek Edupool abrufbar, dessen Medien Sie auch vollständig einsetzen können. Dazu zählt auch der Arbeitsblattgenerator Tutory. Selbiges trifft auch auf das Schulportal Hessen zu mit all seinen Anwendungen. Dort haben wir auch den Matheretter integriert. 

Microsoft Teams ist Teil von Microsoft 365 (früher Office 365 genannt) und wird nach derzeitigem Stand auch vom Hessischen Datenschutzbeauftragten geduldet. Da Microsoft sich anstrengt den Auflagen nachzukommen ist, wird es hoffentlich irgendwann offiziell genehmigt. Bei Windows 10 und Microsoft 365 sollte die Übermittlung von Telemetriedaten abgeschaltet werden.

Einige Plattformen und insbesondere Messenger sind auf dieser Seite bereits Datenschutzrechtlich gewürdigt: Datenschutz-Schule.info und im Erwähnten Artikel von Herrn Dr. Schwenke.

Moodle-Schulen und Schulen mit eigenem Server können auf Big-Blue-Button für Videokonferenzen zurückgreifen. Schulen mit Microsoft Teams können bereits damit alle Arten von Konferenzen abbilden. Auch das sehr beliebte Tool Zoom kann datenschutzkonform eingesetzt werden. Wer ganz ohne Installation und Registrierung auskommen will, kann dafür die Open Source Software Jitsi nutzen: Herstellerseite (außerhalb von EU), deutscher Server (weitere deutsche Anbieter). Am besten Jitsi selbst auf dem eigenen Server installieren. Hier ein Praxisbericht zum Einsatz eines Videokonferenz-Tools (Jitsi) in einer Schule.

Gerne wenden Sie sich auch an Ihren Datenschutzbeauftragten oder an uns. Am besten schreiben Sie einen Kommentar unter diesem Artikel oder nutzen alternativ unsere Kontaktdaten. Sofern Sie Datenschutzbeauftragter sind, können Ihnen auch der Datenschutzbeauftragte des Schulträgers Limburg-Weilburg bei Schulträger-Angelegenheiten und die Datenschutzbeauftragte des Staatlichen Schulamts in Weilburg in Bezug auf Regelungen des Schulamts und des HKMs Auskunft erteilen. Außerdem kann in allen Datenschutz-Angelegenheiten der Hessische Datenschutzbeauftragte und seine Mitarbeiter Ihnen weiterhelfen.

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