Schulträger Technisches Konzept

Office 365

Der Begriff Office 365 taucht immer wieder auf. Verbunden wird Office 365 mit einer immer aktuellen und kostenlosen Office-Version. Doch es bringt sogar noch mehr mit: Durch die enthaltenen Kursmanagement-Funktionen von OneNote und die umfassende Online-Kollaborations-Lösung Microsoft Teams erhalten Schulen ein Lernmanagementsystem, ein digitales überall und jederzeit verfügbares Klassenzimmer. Auch das bekannte Tool Sharepoint ist kostenlos enthalten, das insbesondere bei Unternehmen für Intranets sehr verbreitet ist.

Damit ergänzt Office 365 sehr gut das Hessische Schulportal.

Zusätzlich bringt Office 365 auch noch E-Mail-Adressen für Schüler und Lehrer mit sich. Angesichts der vom Land Hessen geplanten dienstlichen E-Mail-Adressen für alle Lehrerinnen und Lehrer lohnt sich diese allerdings weniger einzuführen.

Datenschutz: Der hessische Datenschutzbeauftragte duldet nach dem aktuellen Stand (6.11.2019) Office 365. Es müssen allerdings noch Veränderungen von Microsoft vorgenommen und Sachverhalte geklärt werden, bevor es dauerhaft genehmigt werden kann: datenschutz.hessen.de/pressemitteilungen/zweite-stellungnahme-zum-einsatz-von-microsoft-office-365-hessischen-schulen

Kosten: Kostenlos ist alles was sich online in der Cloud nutzen lässt. OneNote ist zusätzlich auch offline nutzbar. Wer auch mit den anderen Programmen offline arbeiten möchte und Software installieren will, benötigt entweder den FWU-Rahmenvertrag oder ein kostenpflichtes Abonnement von Office 365. Vermutlich ist der FWU-Rahmenvertrag günstiger.

Lohnt sich das? Möglicherweise wird der Datenschutzbeauftragte Office 365 trotz aktueller Duldung noch verboten. Das ist aktuell nicht abzusehen, allerdings möglich. Daher sollte der Aufwand für die Einrichtung beachtet werden, ob der Mehrwert für die Schule groß genug ist. Beispielsweise ist OneNote ein sehr nützliches Tool, dass einen großen Nutzen zur Unterrichtsvorbereitung bringt. Dieses lässt sich evtl. auch weiternutzen, wenn die Nutzung durch SchülerInnen verboten würde. Beispielsweise ist auch Microsoft Teams ein hervorragendes Tool mit dem sich Klassen und Projekt-Teams organisieren lassen mit Video-Anrufen, Chats, Foren, Wikis, Dateiablage etc. Darüberhinaus bietet Microsft Drive eine kostenlose Dateiablage, die sich auch mit mobilen Endgeräten nutzen lässt.

Weitere Informationen zu Office 365 allgemein:

Antrag

Der Antrag für das kostenlose Office 365 in der Cloud ist ganz einfach online möglich. Sie benötigen nur eine schulische E-Mail-Adresse. Dazu eignet sich insbesondere die Poststellen-Adresse. Außerdem sollten Sie nach Möglichkeit eine schulische Domäne bereithalten, die sie z.B. für die Homepage und ggf. E-Mails nutzen.

Installation

Die Installation wird über den Setup-Assistenten online sehr einfach geführt. Außerdem bietet die Online-Hilfe weitere Unterstützung, sowie der Leitfaden Vier Schritte zum Fernunterricht mit Microsoft Teams

Einrichtung der Schuldomäne für Office 365: Die Domäne für Office 365 muss über das Internet erreichbar sein, aber es muss dort keine Homepage installiert sein. Sofern Sie eine Domäne für die Homepage und ggf. bereits für die E-Mails besitzen, dann können Sie diese auch für Office 365 verwenden. Im Setup-Prozess wird diese abgefragt. Die Webseite lässt sich weiterverwenden. Die E-Mail-Postfächer werden ggf. ersetzt und die alten empfangen dadurch nicht mehr. Um eine ungeplante Ersetzung der E-Mail-Postfächer zu vermeiden, sollte eine Subdomäne für die Hauptdomäne der Schule erstellt werden. Ich empfehle die Nutzung einer Subdomäne.

Bei Anbietern wie 1&1 und wenigen anderen, können die Veränderungen an der Domäne automatisch vorgenommen werden. Doch auch hier ist auf die Subdomäne zu achten. Bei allen anderen nutzen Sie die Kundenverwaltungsoberfläche Ihres Webseiten-Anbieters. Wo die Einstellungen zu tätigen sind, anbieterabhängig. Sie finden den richtigen Weg unter der Hilfeseite Ihres Anbieters.

Vorgehen zur Einrichtung der Schuldomäne:

  1. Mit welchem Anbieter (Hosting-Anbieter) haben Sie für die Schulhomepage-Adresse (Domäne) einen Vertrag, z.B. 1&1, Strato, Mittwald?
  2. Suchen Sie die Zugangsdaten zum Kundenportal Ihres Anbieters heraus.
  3. Bereiten Sie Office 365 für das Hinzufügen der Domäne vor wie auf der Hilfeseite von Microsoft beschrieben
  4. Richten Sie im Kundenportal Ihres Anbieters ggf. eine Subdomäne (Unter-Internetadresse wie microsoft.meine-schule.de) ein oder nutzen Sie stattdessen die bestehende Hauptdomäne (Haupt-Internetadresse wie meine-schule.de)
  5. Richten Sie im Kundenportal Ihres Anbieters die DNS-Einträge ein wie auf der Hilfeseite von Microsoft beschrieben. Sofern Ihr Anbieter nicht aufgeführt ist, fügen Sie bitte die Einträge hinzu wie auf dieser Hilfeseite von Microsoft beschrieben. In Mittwald werden die Einträge an dieser Stelle hinzugefügt.

Empfehlung Vorgehen:

  1. Einrichtung LehrerInnen-Accounts (ggf. über Massenimport)
  2. Einrichtung Austausch-Plattform für die LehrerInnen in MS Teams: Lehrerzimmer
  3. Einrichtung SchülerInnen-Accounts (ggf. über Massenimport), bei Grundschule Eltern-Accounts
  4. Einrichtung Teams für Klassen, Jahrgangsstufen, ganze Schule, Schulleitung, Elternaustausch
  5. Optional: Zusätzlich Lehrer-Accounts

Einrichtung der LehrerInnen und SchülerInnen
Dafür benötigen Sie zumindest die Rolle „Benutzeradministrator“
Anschließend richten Sie wie in der Online-Hilfe von Microsoft die LehrerInnen und SchülerInnen ein und weisen ihnen die kostenlosen Lizenzen zu. Eine Einrichtung mehrer Benutzer über z.B. einen LUSD-Export ist möglich. Die kostenpflichtigen Lizenzen werden über denselben Weg zugewiesen.

  1. Der einfachste Weg ist das Azure Active Directory
  2. Unter portal.azure.com/#blade/Microsoft_AAD_IAM/UsersManagementMenuBlade/AllUsers können Sie einen Benutzer hinzufügen
  3. Bitte klicken Sie auf „Neuer Benutzer“
  4. Identität: Bitte alle Felder ausfüllen, auch Name, Vorname, Nachname
  5. Gruppen: Sie können den/die neue SchülerIn oder LehrerIn direkt Teams zuweisen. Das ist an dieser Stelle empfehlenswert, um den Prozess zu verkürzen
  6. Wichtig! Die Auswahl der Gruppen mit „Auswählen“ bestätigen
  7. Rollen: Kann so bleiben, sofern keine Adminrechte notwendig sind
  8. Wichtig! Nutzungsspeicherort: Germany auswählen (das ist ist wichtig wo aus Datenschutzsicht die Daten gespeichert werden und Voraussetzung später die Lizenzen zuzuweisen, um z.B. Teams zu nutzen)
  9. Optional: Abteilung und Position z.B. Schulleiter, Fachsprecher, Fachbereich etc. eintragen
  10. Den Benutzer per Mausklick noch einmal öffnen aus der Liste
  11. Lizenzen anklicken
  12. Zuweisungen anklicken
    1. Bei Lehrern auswählen: Office 365 A1 for faculty und ggf. kostenstenpflichtige Lizenzen (Office 365 ProPlus for faculty)
    2. Bei Schülern auswählen: Office 365 A1 for students

Einrichtung externer Gäste, z.B. Eltern, Kollegen anderer Schulen etc.
Dafür benötigen Sie zumindest die Rolle „Benutzeradministrator“: Zuweisung der Lizenzen und Festlegung Nutzungsspeicherort

  1. Beim ersten Mal gilt es den Gastzugriff auf Teams zu erlauben: admin.teams.microsoft.com/company-wide-settings/guest-configuration
    Bei weiteren Fragen erklärt diese Homepage-Seite weitere Details: infowan.de/microsoft-teams-kann-jetzt-externe-einladen/
    Weiterführende Informationen von Microsoft: docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-dependencies
  2. Gäste können durch diese Einstellungen in jedes Team per E-Mail-Adresse eingeladen werden.

Manuelles hinzufügen von Gästen

  1. Gäste können auch vom Administrator manuell hinzugefügt werden:
  2. Der einfachste Weg ist das Azure Active Directory
  3. Unter portal.azure.com/#blade/Microsoft_AAD_IAM/UsersManagementMenuBlade/AllUsers können Sie einen Benutzer hinzufügen
  4. Bitte klicken Sie auf „Neuer Gastbenutzer“
  5. Identität: Bitte alle Felder ausfüllen, auch Name, Vorname, Nachname
  6. Gruppen: Sie können den/die neue SchülerIn oder LehrerIn direkt Teams zuweisen. Das ist an dieser Stelle empfehlenswert, um den Prozess zu verkürzen
  7. Wichtig! Die Auswahl der Gruppen mit „Auswählen“ bestätigen
  8. Rollen: Kann so bleiben, sofern keine Adminrechte notwendig sind
  9. Wichtig! Nutzungsspeicherort: Germany auswählen (das ist ist wichtig wo aus Datenschutzsicht die Daten gespeichert werden und Voraussetzung später die Lizenzen zuzuweisen, um z.B. Teams zu nutzen)
  10. Optional: Abteilung und Position z.B. Schulleiter, Fachsprecher, Fachbereich etc. eintragen
  11. Den Benutzer per Mausklick noch einmal öffnen aus der Liste
  12. Lizenzen anklicken
  13. Zuweisungen anklicken
    1. Bei Lehrern auswählen: Office 365 A1 for faculty
    2. Bei Schülern auswählen: Office 365 A1 for students
    3. Ggf. alle Anwendungen mit dem Häkchen entfernen und nur Teams freischalten

Fragen? Schreiben Sie Fragen einfach in das Kommentarfeld. Wir werden versuchen sie zu beantworten und auch den Artikel entsprechend zu ergänzen.

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