Microsoft 365

Vorbereitung Microsoft 365

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Was ist Microsoft 365?

Microsoft Teams ist Bestandteil von Microsoft 365. Daher zuerst die Frage: Was ist Microsoft 365? Dieser Artikel bezieht sich auf Microsoft 365 for Education. Für Unternehmen gelten andere Lizenzen.

Microsoft 365 ist eine Software-Suite mit vielen unterschiedlichen Programmen. Sie ist als Cloud-Lösung ausgelegt. Das bedeutet, dass die Programme online über eine Webseite genutzt werden, die nicht auf einem eigenen Server ist, sondern auf einem Server von Microsoft. Es sind folgende Programme enthalten:

  • Eine Online-Variante von Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
  • In der kostenpflichtigen Version: Die bekannte Offline-Variante von Microsoft Office. Nutzbar auf allen Schulgeräten, sowie durch alle Lehrkräfte, Mitarbeiter und Schüler der Schule auf ihren eigenen Geräten
  • OneNote (online und offline) – ein sehr umfangreiches und lebendiges Notizbuch
  • OneNote Class Notebook, -Zusammenarbeit als ganze Klasse (nur über MS Teams empfehlenswert)
  • E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben mit 50 GB Speicher für E-Mails
  • Kommunikationstools wie Skype for Business, Yammer
  • Sway – E-Portfolio, Stream – Video-Speicherung
  • Organisations-Tools wie
    Forms – Online-Formulare und deren Auswertung
    Flow – Automatisierung von Aktivitäten in Microsoft 365
    Planner – Team-Aufgaben-Organisation, möglich als Kanban-Board
  • In der kostenpflichtigen Version: Publisher und Access
  • Sharepoint – Umfangreiches Intranet mit Möglichkeiten der Zusammenarbeit
  • Umfangreicher OneDrive Online-Speicher mit mehr als 1 TB pro Person
  • Teams – Plattform zur Zusammenarbeit in Teams/ Klassen, in den Teams finden Videokonferenzen, schriftliche Kommunikation und Dateiaustausch statt, Apps wie Trello oder Excel/ Word/ Aufgaben etc. können verbunden werden. Alles kann dem Lernprozess zugeordnet werden und ist nicht wie in manchen Programmen in separaten Programmfunktionen zu finden.

Die Cloud- und Online-Programme von Microsoft 365 benötigen eine Internetverbindung. Alle Daten sind von Stand 31.7.2020

Ist Microsoft 365 kostenlos?

Microsoft 365 und Microsoft Teams sind kostenlos erhältlich. Für andere Zielgruppen wie Unternehmen sind die Lizenzen kostenpflichtig. Die Funktionen selbst sind bei Schulen und Unternehmen in den einzelnen Stufen vergleichbar.

Es gibt mehrere Lizenzen für Schulen zur Auswahl:

  • Microsoft 365 A1 – Ist kostenlos und enthält alle anfangs beschriebenen Programme, außer Offline-Office und die als kostenpflichtig beschriebenen Bestandteile
  • Microsoft 365 A3 – Ist kostenpflichtig, enthält die kostenpflichtigen Bestandteile und insbesondere Offline-Office. Der große Mehrwert ist der Students Advantage and Teachers Benefit, ein für alle Schüler und Lehrer auf eigenen Geräten und zu Hause verfügbares Office. Aus administrativer Sicht betrachtet, bietet es noch weitere Vorteile. So sind viele weitere Lizenzen z.B. für Windows-Server, Mobil Device Management, Softwareverteilung etc. enthalten.
    Es sollte nur über den FWU-Rahmenvertrag in Abstimmung mit dem Schulträger gekauft werden. Der FWU-Rahmenvertrag ist wesentlich günstiger als ein Kauf direkt über den Microsoft-Shop.

Wie organisiere ich die Einführung nachhaltig?

Zu Beginn ist es wichtig, eine Steuergruppe zu bilden. Diese sichert die Praxisnähe der Einführung und wirkt später auch als Unterstützer im Kollegium.

Die Steuergruppe kann z.B. aus 3-5 Personen bestehen, sollte die oder den IT-Beauftrage/n beinhalten, sowie die oder den zukünftige/n Ansprechpartner/in für Microsoft Teams und ein Mitglied der Schulleitung. Fachlich ist es wichtig, dass die Gruppe sowohl aus technisch begabten Lehrkräften als auch aus nicht technisch ausgerichteten Lehrkräften besteht. Dies ermöglicht die Nähe zur Praxis des Lehralltags.

Viele Entscheidungen wirken sich auf den Datenschutz aus. Daher sollte der Schulische Datenschutzbeauftragte bei diesen Entscheidungen proaktiv oder als Mitglieder der Steuergruppe eingebunden werden. Da möglicherweise auch Dienstvereinbarungen beim Einsatz für Lehrkräfte geschlossen werden müssen, ist eine Beteiligung des Personalrats zu prüfen.

Diese Gruppe hat die Aufgabe Entscheidungen zu treffen wie die spätere Struktur und Benennung. Auch sollte nach Möglichkeit die Arbeit aufgeteilt werden, z.B. die Erstellung von Handreichungen, Vorlagen und die Vorstellung des Programms für das Kollegium.

Gemeinsam sollte die Gruppe eine Roadmap mit den wichtigen Schritten und deren zeitlicher Umsetzung erstellen. Dafür kann sie anfangs Word/ PowerPoint/ Excel verwenden.

Sobald die erste technische Grundeinrichtung fertig ist, sollte das erste Team in Microsoft Teams die Steuergruppe sein. In Microsoft Teams sollte auch die Einführung von Microsoft Teams geplant werden. Dies ermöglicht zum einen die sehr effektiven Tools kennen- und einschätzen zu lernen, Erfahrungen zu sammeln und diese als Vorbild an das Kollegium aus der Praxis für die Praxis weiterzugeben.

Tipp: Besonders geeignet ist dafür die App Microsoft Planner in Microsoft Teams. Damit lassen sich Aufgaben im Team zuordnen. Die Übersicht lässt sich als Kanban-Board gestalten (ToDo, in Bearbeitung, erledigt).


Wichtiger Hinweis zum Schluss: Ihnen wird angezeigt, dass die Lizenzen nur für 30 Tage gültig sind. Dieser Hinweis besteht nur bis Microsoft überprüft hat, ob Sie eine Schule oder Bildungseinrichtung sind. Rechtzeitig vor Ablauf sollte der Hinweis von alleine verschwinden und ein Hinweis auf unbegrenzte Lizenzen vermerkt sein.


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